清单革命:成功者的超强工作术
作者:高士闵、周颂宜
2020-05-05
摘要:清单作为一种工具,不该只是一份罗列所有待办、应办事项的安慰剂,而是引导工作者在梳理每一个工作步骤时,诚实面对状况,对自己的能力、时间有更实务的评估,在···

我们列清单,无非是想替混乱的生活带来秩序,替庞杂的工作理出头绪。但到头来,不做的、丢失的、做一半的、无法确实遵守的情况比比皆是。为什么?在使用任何工具之前,我们应该先学习使用方法,把列清单视为一套思考系统、工作整合系统,而不是把它当作一张写满未完成工作的笔记,才能做到事半功倍之效。

 

不犯错、不遗漏、不拖延的秘密武器

一张清单搞定所有事!

先说两个有关清单的故事。公司的整合营销业务经常要与兼职写手合作,有些写手修改稿子常会遗漏,导致业务员要来回确认与沟通。后来,业务员想了一个办法,请双方一起列出最常需要修改的事项,做成一份坚持清单,日后写手寄出修改文稿前,先对照检查表逐一确认打钩。自此之后,没修改到的地方大幅减少。

另一个故事,一位项目企划经常迟交企划书,影响提案进度,主管多次叮咛与催促都不见改善。后来主管规定该同事每月初要提交当月的工作计划清单,详列交付日期。执行头两个月,该同事按时交付,显见计划奏效,但是到了第三个月,拖延现象又出现了。

为什么同样是列清单,有的奏效,有的却无法达成目的?

清单是任务行动指南,

提供操作的执行项目

好的清单,应该是一份行动指南,治疗人们的有心无力和欠缺执行力。相对的,缺乏任务操作的清单,无法勾起行动意识,清单列得再长,都是无用。

已故意大利作家安伯托·艾柯Umberto Eco)在著作《无名的清单》里,把清单分别诗性和实用性。“一份诗性名单之所以有别于实用性名单,往往只在于我们带着什么用意来思考一份名单。”

他比喻,就像一位外国人到中国餐馆点菜,光是捧着名称奇异、标着各式号码的菜单,就能让人有神游异国的感受。换句话说,“想象”清单上列的事,和执行清单上列的事,是一份清单实用与否的差别。

《拖延有理》作者安德鲁·桑提拉(Andrew Santella)提到,他只要感到焦虑,没办法让自己去做那些该做的事的时候,他就列清单。“列清单的意识,就是强化忽略某件事的满足感。”写清单带来的满足感,往往比真正执行清单上的任务要叫人开心、有趣。因为,写清单的动作,让他觉得自己有在做事。

正因为如此,许多人未意识到,埋首写清单、整理清单的时间,可能已经完成清单上的某些事情。换句话说,只是列举责任任务,却不履行,列再多也没用。

因此,不论是待办清单(to-do list)、检查清单(checklist)还是标准作业流程(SOPstandard operating procedure),它们的可贵都在于“去做”(to-do)这件事。如同开头的例子,多一步打钩的动作,就收到检查、做到的功效。

清单是风险评估表,

排除影响进度的干扰因子

职场社交平台Linkedln曾针对全球6500多位专业人士调查,发现63%的人会列待办事项清单,但其中只有11%的人说他们可以在当周完成清单上的工作。而无法完成的罪魁祸首,是计划外的任务(例如电话、email和会议)。

上述数据显示,写待办清单时,倘若没有做好规划,没有将自己的行程纳入其中,就会写出一份构思不够周全,难以实现的任务管理系统。

《为什么你的工作做不完?》则提及,无法准时完成工作的原因分为三类:1.不假思索接下工作;2.最后一刻才全力冲刺;3.没有拟定工作日程。这使得有的人把日程填的满满的,从不考虑替临时任务留富裕;有的人过于乐观,认为自己总是能很快完成所有任务;还有的人做到一半发现目标太困难,索性放弃不做,最后没一项完成。

因此,好的清单不该只列举待办事项,更应该是一张风险评估表,评估自己如何在真实情境下、有限的期间内,完成工作。

清单是贴身秘书,

提醒最重要的小事

最后,清单还有安定人心、避免疏漏的功能。

《清单革命》一书提到,飞行员在起飞前、遇紧急状况时,都有一份检查表,不是因为他们平常没有训练,而是在压力下人们容易忘记事情,特别是习以为常的事。检查表的作用,就是在繁杂的工作中,提醒人们不要忘记简单而重要的小事。

清单作为一种工具,不该只是一份罗列所有待办、应办事项的安慰剂,而是引导工作者在梳理每一个工作步骤时,诚实面对状况,对自己的能力、时间有更实务的评估,在建立下一步行动指引时,替每项工作写下条理清楚的达标路径图。

 

提升生活品质的不办清单

别把人生的优先顺序,

建立在回应别人的需求上

想象清单上什么都没有每件事都完成的日子是不是每位上班族的梦想不过也有人会巴不得清单填的满满事情永远都做不完

《拖延心理学》作者珍·博克(Jane Burka)和莱诺拉·袁(Lenora Yuen)在加州大学伯克利分校开设拖延团体治疗课程,请拖延者想想哪些工作可以分派出去,这些人常不愿意这么做。常见的理由如下:我可以全部自己来、我是唯一能把事情做对的人、我可能把错误的事交给错误的人做、交派任务是逃避。

完美主义的执念,是待办清单永远列不完、事情永远做不完的原因之一。《拖延心理学》指出,人们应该视交派任务为一种技巧,而不是认为这代表自己丧失工作价值,因为“真正的失败,是抓着生活中的每件事不放,结果只做了其中的一半。”

什么事都干等于累死自己,

用减法提升生活品质

《柔韧》的作者、新创公司顾问与投资者法兰·豪瑟(Fran Hauser)说,她在可口可乐任职时,只要任何有最后一分钟出现的任务或需求,她总是第一个举手自愿加班。她觉得这能显示企图心以及贡献,但同时也创造了一个“太配合”的形象,导致主管有急事直接问她,事情越做越多,排挤了她的下班时间和生活。

豪瑟为了找回工作和生活的节奏,建立了过滤机制,她称之为“不待办事项”(to dont list)。她画出界线方格,以方格中相关的事为优先,其他的事砍掉。例如在事业方格里,她把洽谈收购公司列为重要事项,之后对外的会议或拜访,只有两种情况才参加,一是与公司的策略伙伴见面,另一种是能带来特定金额收益的潜在交易对象;如果新创公司创办人想约见面,她只跟CEO谈,或是请团队其他人执行。

和目标无关的,

交办出去,或干脆删掉

决定好哪些工作适合委托别人后,《为什么精英都是清单控》建议,把分出去的工作写成清单,例如会面该如何安排?步骤是什么?让别人照着你的指南也可以做得跟你一样好,或至少不出错。

除了工作流程,还要列检查表,哪项工作做到哪个程度才算完成,包含很细碎的报账程序、清点交接等,你准备得越周到,接手的同事才会知道要做什么,减少双方来回沟通确认的时间。

最后,经理人很难避免的一件事,就是下属来找你求援突发事件。通常主管会觉得有义务要立刻解决问题,但这会让员工觉得随时都能找你帮忙,反而打断你手上的工作。你可以建立紧急状况email账号,告诉大家你每天什么时间会检查该账号几次,训练身边的人解决问题的能力。

 


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