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范例: N公司(中小企业)办公室管理制度
2007-09-13 09:22 来源:
 摘要:

牛津管理评论(http://oxford.icxo.com)
    (一)总则

    l.为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定。

    2.本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

     (二)档案管理

    3.归档范围:

    公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

    4.档案管理要指专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。

    5.档案的借阅与索取:

    (1)总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档;

    (2)公司其他人员需借阅档案时,要经主管副总经理批准,并办理借阅手续;

    (3)借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要必须摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档案经总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

    6.档案的销毁:

    (1)任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;

    (2)若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经公司办公室主任批准后方可销毁。

    (3)经批准销毁的公司档案,档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。

    (三)印鉴管理

    7.公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

    8.公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章,如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

    9.公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文,应统一编号、登记、存档以备查询。

    10.公司一般不允许开具空白介绍信,如因工作需要或其他特殊情况确需开具时,必须经主管副总经理签字批条方可开出,持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回。

    1l.盖章后出现的意外情况由批准人负责。

    (四)公文打印管理

    12.公司公文的打印工作由决经理办公室负责。

    13.各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字,交电脑部打印,按价计费。

    14.公司各部、室所有打印公文、文件,必须一式三份,交总经理办公室留底存档。

     (五)办及及劳保用品的管理

    15.办公用品的购发:

    (1)每月月底前,各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室;

    (2)总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算;经主管副总经理审批后负责将办公用品购回,根据实际工作需要有计划地分发给各个部、室。由各室主任签字领回;

    (3)除正常配给的办公用品外,若还需用其他用品的,须经总经理办公室主任批准方可领用;

    (4)公司新聘工作人员的办公用品,办公室根据部、室负责人提供的名单和和用品清单,负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作;

    (5)负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好;

    (6)负责购发办公用品的人员要建立账本,办好人库、出库手续。出库一定要由领取人员签字;

    (7)办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事,不允许非工作人员进人库房。

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