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成功开展高效会议六大秘诀
2010-09-08 15:29 来源:牛津管理评论综合
 摘要:现在会议基本上就是这样的,大部分的会议都是无序的、没有激情的、没有效率的。但我们的会议是可以开的更好的。

  【牛津管理评论-讯】“开会”,在现在的商业运转中,这两个字的名声非常不好,因为真正能通过会议这个形式取得什么成果的很少。我记得Dilbert(美国漫画家)曾经有一幅漫画这样画的:几个人围着桌子坐着,会议组织者说“今天会议没什么特别的议程。像往常一样,我们就就抱怨下、做些没什么干系的发言就好了”。

  现在会议基本上就是这样的,大部分的会议都是无序的、没有激情的、没有效率的。但我们的会议是可以开的更好的。

  当我决定写一篇关于如何开展有效会议的文章,我找到了Marissa Mayer (谷歌搜索产品的副总裁),在我所认知的人中,她在会议方面有着最丰富的知识,并且她领导创造了当今一些最有创新意义的产品,这也让我为她在会议组织方面的才能上加了不少分。

  Mayer平均每周开差不多70个会议,并且作为最后一道关卡来把关Google工程师、项目经理向谷歌创始人Sergey Brin和Larry Page来陈述、推销他们的想法的机会。一共有8个由directors, managers和engineers组成的团队在产品开发的各个阶段,向Mayer汇报。

  在谷歌这样的公司里,大部分的工作都在会议中开展,Mayer的目标就是确保她的团队有明确的工作指令、战略方向以及有足够支撑行动的信息,并且同时让他们感觉有前进的动力并受到了尊重。Mayer她成功开展高效会议的6个秘诀就是:

  1. 有一个明确的议程

  Mayer要求每个会议都必须有明确的议程,内容包括参会者希望讨论的问题的大纲以及他们将如何最有效地利用自己的时间。当然,议程需要有一定的灵活性,Mayer觉得议程更多地扮演这样一个角色的工具:议程迫使参会者仔细思考自己希望在会议上所达到什么目标以及如何最好地去达成这样的目的。

  2. 指定专门的note-taker

  一面墙上投影现在的presentation,旁边会再有一个投影仪展示当前会议的记要,可能旁边还会有一个投影显示着一个4英尺高的在走的计时器!!Google高管们相信,通过制作一份官方的记要,可以最大程度地马上消除不准确性和不一致性。

  那些没能参加会议的人会收到一份会议的记要。当有人试着回想会议的决定、团队前进的方向、接下来需要做什么工作,他们可以有这样的标准官方记要参考。

  3. 钻小会(Carve out micro-meeting)

  Mayer留了大量的小块时间段去参加那些有特定议题或者关于特定项目的小会。比如,在她与创始人兼CEO – Eric Schmidt的每周2小时的会议中,她会抽出5-10分钟间隔(或者更长,这根据主题而定),去参加那些特定领域的会议,如关于站点表现的周例会、新产品发布等等。

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关键词:如何开会   高效会议管理技巧   企业管理      

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