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有效解决员工滥用网络的十大招
2011-03-31 11:39 来源:牛津管理评论
 摘要:现在,很多公司里都是通过QQ、MSN等即时聊天工具来进行成员之间的沟通。在给员工带来便利的同时,却给老板的管理带来了弊端。

  【牛津管理评论-讯】随着互联网的普及,越来越多的人加入了网络的浪潮中。电脑和互联网已经成为单位、企业工作中不可缺少、便捷高效的工具。现在,很多公司里都是通过QQ、MSN等即时聊天工具来进行成员之间的沟通。在给员工带来便利的同时,却给老板的管理带来了弊端。

  滥用互联网络

  很多员工会在办公时间内浏览与工作无关的网站、进行IM/P2P软件使用、流媒体观看或玩游戏、以及其它非工作用途的计算机应用,如娱乐、新闻、IM聊天、游戏、P2P等。

  目前概括员工的非工作上网行为,可分为四大类:

  一是获取与工作无关的资讯活动,如浏览新闻、看小说、看图片、收看收听视频和音频等;

  二是从互联网下载与工作内容无关的数据,如音乐、电影、程序及其他资料等;

  三是从事获取个人收益的活动,如网上购物、炒股、兼职、发布广告等;

  四是进行虚拟世界的沟通活动,如上网聊天、BBS论坛、撰写博客、收发私人邮件等。

  有部分员工并不喜欢上网聊天,对网络游戏也毫无兴趣,更不会进入色情网站等,但是他们还是有沉溺网络的问题。这些员工可能在心理上已经形成过分依赖网络症状;或求知上进欲过于强烈,利用互联网络寻找一切;或主要精力用在工作,人际交往能力欠缺,遇阻碍与困惑时只想到在网络上寻找答案;或有独处倾向,与网为友。这些网痴将网络世界当成现实生活,易出现孤独不安、情绪低落、思维迟钝、创造性降低等症状,严重者甚至有自杀意念,这些都是值得单位、企业关注的问题。

  由此可见,员工上网行为与心理问题繁杂多样,不得不令单位、企业多悬一份心。

  损失惊人

  员工非工作上网行为,对网络的滥用会给单位企业带来成本的增加、效益的流失,甚至引来灾难性的后果。据中科院一项调查显示:如果一个员工的月薪是4000元,每天工作时间为8小时,而他(她)每天若拿出1小时的时间进行聊天、网购、炒股等网事,那这个员工每月就将给企业带来500元【4000×(1/8)】的损失,每年就是6000元【500×12】;而对于员工在500人左右的企业,一整年中因为网络滥用而带来的无端成本增加、效益流失将高达300万元!细算,损失惊人。

  其实,上述这些只是看得到的成本,并不包括非工作上网行为所带来的无形效益损失成本,如造成管理效率的下降、订单流失、意外事件的发生,以及对团队精神造成的不良影响,如纪律松散、组织效率低下、文化萧条等。

  另外,员工工作时间滥用网络行为不但会造成带宽紧张,影响到整个企业的运营,也可能随之给单位企业带来严重的信息安全稳患,如受到病毒、黑客攻击,导致内部网络瘫痪,甚至导致数据文件损坏、机密丢失和泄露;如果员工在公共网络上发布对单位和领导不利的言论、甚至反动的言论,有可能把单位拖入法津困境。这些将使企业面临预想不到的重大经济损失和严重法律风险。

  应对之策

  对于现代企业而言,网络无疑是一把棘手的双刃剑。如何改变员工沉迷网络、滥用网络的局面,如何对员工上网行为进行有效的管理和控制,都是新时代里我们面对的新问题。

  对策一:设置专门上网的电脑

  对于大部分员工工作不需要上网的单位、企业来说,可以人性化管理为本,设置若干可以上网的公共电脑,以给有时有要事急需上网的员工使用,同时限定上网的时间、时段。这些电脑应装有防木马、防病毒软件,保护整个局域网安全。员工在上网时,最好有网络管理员进行监督,或者设置上网监控管理软件。

  对策二:合理安排上网时间

  单位、企业可制定网络使用作息时间,将上网时段分为上班和下班两个时段,将互联网资源分时间开放。在上班时间内,根据不同的部门只开放工作允许的网络资源,在关键的网络业务高峰时段,则限制部分员工上网或禁止使用某些网络;下班时间内,给员工1~2小时上网时间,让员工在紧张的工作之余舒缓、调解一下紧绷的神经,保持员工活力。

  对策三:因人而设上网权限

  为防止网络滥用、保护企业机密,单位、企业应因人而异制定相关条例,对不同岗位设置不同权限。如市场部人员只允许通过公司邮件服务器收发Email,所有邮件内容和附件要被记录;商务部门允许在任何时段上QQ、MSN,并收发Email,但所有日志及内容将被记录;研发人员允许上技术网站,并禁止使用QQ、MSN;部门经理以上中层干部,则允许拥有所有权限。

  对策四:应用上网管理系统适度管控

  如果想对员工上网行为进行有效的监控和管理,则必须借助先进的网络行为管理系统软件和设备,如保持一定的心理威慑。

  对策五:制定规范有效的上网管理制度

  行为规范制度建设的滞后,是员工沉迷网络的重要原因。面对日益泛滥的员工非工作上网行为,从制度上制定条例和从执行上进行控制都是必要的。应对员工非工作上网行为的性质、类型、严重程度、奖惩标准进行明确的界定,制定管理条例,做到有章可依、有令可处,并加以宣传教育,从思想意识上规范员工上网行为,从制度上有效地减少员工非工作上网行为。

  日本本田公司为了应对员工沉迷网事,制定了明确条文,并事前公开告知,白纸黑字发出明文访问规定,如网上该做什么、不该做什么,如不可浏览图片、看小说,不可上网私事聊天、玩游戏、网上交易、上BBS等,让员工有心理准备,从而避免进一步激化劳工矛盾。

  对策六:上网行为列入员工绩效考核

  当个别员工沉迷于网络实在难于自拔时,就须作出相应的处罚。可借助网络行为管理系统软件中的上网报表管理模块功能,对单位、企业内部的上网行为进行审计、分析,以便制定更为合理的上网行为管理办法。每月对严重滥用网络行为、明显违反公司网络制度的个别员工保留、统计上网记录,并列出上网、聊天等前几名的人员,分析其网络活动内容,提供给人事部门内部进行考评。对于严重违反制度者采取指导、教育、经济处罚、行政处分等。

  对策七:优化激励分配体系

  员工非工作上网行为中一个重大的内部动力就是追求自身利益的最大化,当员工认为上班的正当收益低于社会平均水平,甚至低于非工作上网所获得的收益时,非工作上网行为就愈发严重;反之,则减少。非工作上网行为严重的单位多是效益不佳、分配不公、奖惩不良的。因此要扭转不良的上网行为,其中一个重点就是优化单位的激励分配体系。要从薪酬制定依据、薪酬水平、奖金形式等方面进行最优设计、合量分配,体现按能取酬、多劳多得的公平向上原则,薪酬多向能力强、表现好、贡献大的员工倾斜。

  对策八:加强单位文化建设

  文化环境塑造人。在全体一心努力工作的单位、企业氛围之下,每位员工在感召之下都会专心工作,自加压力减少非工作上网行为;当员工融入一个和谐温磬的大集体中,就不会感觉无聊空虚,网聊则成为多余;当单位文化开展得有声有色时,网购、炒股行为自然就会退避三舍。因此,加强单位、企业文化建设,举行形式多样、喜闻乐见、健康向上的文化娱乐活动,提高士气,也是一种低成本减少非工作上网行为的重要软管理招式。

  对策九:对岗位进行再设计

  单位、企业上班时间过于闲暇,工作密度、强度不大时,员工就会滋生更多的非工作上网行为,因此就必须对工作流程再优化、岗位再设计,适度加强员工工作强度,提高员工工作责任心。

  对策十:开展心理辅导活动

  针对一些员工沉迷网络出现的心理问题、思想障碍,单位、企业有必要加强心理辅导、引进心理培训,将心理学的理论、方法和技术应用到管理活动之中,建立心理交流机制,以更好解决员工上网的动机、心态、情商、意志、潜能及心理素质等一系列心理问题,处理好员工的消极情绪,调解适合员工的心态,疏导员工不必要的心量负担,让员工树立健康心智模式,全身心重新投入到工作中。目前,在世界500强中有80%的企业为员工提供了心理援助计划。【牛津管理评论-oxford.icxo.com】

 

关键词:员工管理   企业管理   管理技巧   员工上网管理   

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