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什么叫时间管理?经理人如何操控时间管理
2012-05-04 16:48 来源:牛津管理评论 作者:谭小芳
 摘要:有效的时间管理是目前公司职业经理人最缺少的一样东西。时间管理可不是我们不具备这样的一门技能,二是没有真正意义上重视起每一分钟。其实每天的时间,大家都知道,被大把浪费掉了。

【牛津管理评论-讯】前言:我们都知道,成功的人都是利用时间的高手,甚至他们的每一分钟都得到了有效利用。而我们的常常却以“天”为工作单元。时间管理的重要性往往被我们所忽略,当我们去商学院学了MBA那些看似很耀眼的课程后,才发现最重要的一门课也许是时间管理。

  应该讲,有效的时间管理是目前公司职业经理人最缺少的一样东西。时间管理可不是我们不具备这样的一门技能,二是没有真正意义上重视起每一分钟。其实每天的时间,大家都知道,被大把浪费掉了。因此,重视时间管理,记录我们时间的使用和流失情况,利用好工作中的每一分钟已成了我们迫在眉睫的首要工作。

  每一个人都有着天生不同程度的懒惰。在工作的时候总有一万个不愿意投入的理由,一旦打开喜欢的网页后,就再也舍不得关掉,导致明明一个简单的工作却需要思考很长时间;对于时间管理来讲,只要你行动,放弃浏览并不重要的网页,你就会发现,变得有序且高效并非难事。

  对个人而言,时间是一种最重要、最宝贵的资源。什么是时间管理?时间管理是有效地运用时间,降低变动性。时间管理的实质是面对时间而进行的自我管理。时间管理是对金钱的管理、对效益的管理,是职业成功的源泉。时间管理最重要的功能:是透过事先的规划,做为一种提醒与指引。

  谭小芳老师(预定时间管理培训,请联系13938256450)以两个高级管理顾问的故事展开今天的时间管理课程——弗莱德从事顾问事业赚得千万财富。他并非商学院出身,却有能力管理一个成功的大公司。公司上下除了他以外,几乎每人一星期都要工作70小时以上。弗莱德很少进公司,每月只与股东开一次会,而且是全球股东都得参加的会议,他比较喜欢把时间用来打网球和思考。他以强硬手腕管理公司,但从不大声讲话,他通过5个主要部属来掌握公司的一切。这就是他的管理方法。

  蓝迪是位陆军中校。在他的管理咨询公司中——除了创立者以外,他是唯一不是工作狂的人。后来他前往另一个遥远的国家,在那儿有一个快速成长的公司,员工主要来自家乡,工作非常努力。没有人知道蓝迪如何运用时间,也不知道他的工作时间是多少,但他的确逍遥自在。蓝迪只参加重要客户的会议,其他事务则授权给年轻合伙人处理。

  蓝迪虽是公司领导者,却不管任何行政事务。他把所有精力拿来思考如何在与重要客户的交易中增加获利上,然后再安排用最少人力达到此目的。蓝迪的手上从不曾同时有3件以上的急事,通常一次只有一件,其他的则暂时摆在一旁。为蓝迪工作的人在时间效率上充满挫折感,因为同蓝迪比起来,他们的效率实在是太低。

  这样阐述时间管理的概念,太过晦涩。我想各位身处企业领导层的企业家、经理人一般都比较佩服毛主席吧,作为带领几亿农民闹革命的领头人,当时他面对的环境是如此复杂,需要考虑的事情多到什么程度大家可想而知,一个人——即使他再好学、好舞文弄墨加上精力旺盛,时间终归有限,他也只能将才情的重点放在关乎国家性命的题材上。

  不巧的是毛又偏偏是一个感情丰富的人,这可从“数风流人物还看今朝”中窥见一斑,所以他只能借诗词来抒怀,诗词篇幅短小但有这个承载能力,写得好反而传达的情感更丰富更有想像空间,还益于传唱。最主要是耗时少,灵感来时,挥手即就。谭老师认为,当然诗词不是谁都能写好的,但毛有扎实的文史功底和不逊屈原的文采,所以他才能写就澎湃激昂、雄憾寰宇的千古名篇!

  所以,作为志向远大但又被事业相关的“俗事”缠身的现代人,也可以学学毛主席的处理办法,花主要精力用来思考、书写有事业相关的文章,偶尔赋点小词来抒发一下作为一个普通人的喜怒哀乐。不仅“立言”的正事不会耽搁,说不定还可以创造一种新的文体来!

  时间管理的重要性往往被我们所忽略,当我们去商学院学了MBA那些看似很耀眼的课程后,才发现最重要的一门课也许是时间管理。管理学中有个“不值得定律”,不值得定律告诉我们:一流的人做一流的事情,不值得做的事情,坚决不做。这个定律似乎再简单不过了,但它的重要性却时时被人们疏忘。达尔文的捍卫者,英国博物学家赫婿黎说得很形象:“时间是最不偏私的,给任何人都是二十四小时,同时时间是最偏私的,给任何人都不是二十四小时。”

  但谭小芳老师在实践中发现——很多人的习惯就是觉得每一件事情都很重要,每一件事情都需要完成,有时为了一件很小的事情,在那儿找资料,打电话求证,反复研究对比,但实际上事后仔细一分析,这件事情对他今天的工作,是无关紧要的,根本不值得花很多时间去处理。因此,在日常生活中,我们不要眉毛胡子一把抓,这样会累死人的?假如不信,可以去看一下《三国演义》,诸葛亮便是累死的。但如果时间运用得当,则可以在商海中驰骋飘逸——

  微软的“工作任意小时”没有从早上九点到下午五点的传统繁文琐节,是员工工作时间管理制度的升华,这也是微软“家庭式办公”观点的一个表现。微软在大多数情况下没有对工作小时数的设定,这也许对大多数企业来说是不可想象的,因为这种管理方式靠的是公司对员工的信任、员工对公司所负的责任和每个人对成功的渴望。但是在微软,每个员工心里绷着的一根弦:对自己工作的把握。

  我们一般企业总是设定时间卡、工作时数、时间钟点如早九晚五等,就等于说花在办公室的时间比工作更重要,这样反映出的是降低了的工作效率,而不是真实的工作效率。相反,微软的“工作任意小时”是让员工在状态最佳的时候工作,提高了工作效率。所以,微软在工作时间管理上显得更加轻松和聪明,对如何有效运用员工工作时间上研究的更加深刻。

  其实,早在1968年,美国麻省理工学院一位研究人员就对时间的利用问题进行了一次大规模的调查研究。他先后调查了美国的3000名职业经理人,从中发现,凡是成功的经理都能做到这样两点:一是限定自己的工作范围,不把手伸得过长,把职责内的工作尽量做好;二是合理安排时间,使时间的浪费减少到最低限度。最后,附上谭小芳老师的独家心得秘诀,我称之为时间管理的天龙八部——

  1、按轻重缓急依次排列你的任务。由于每个活动的意义不同,你的精力应该花在那些既重要又有价值的事情上。

  2、改善效率法:学习最新的知识,掌握最新的工具,改进效率,本来花1个小时的工作,想办法变成0.5小时完成,这样可以节省更多时间用于学习。

  3、推迟不必要的事情。通常你可以推迟甚至取消那些不重要的电话或会议,把时间留给那些真正重要的事情。如果这个会议不重要,何必要白费力气呢?

  4、尽可能有效利用资源。尽可能的发挥已有资源的价值,比如开多功能的见面会,做标准化的文本,重新推荐以往访寻过的优秀候选人,多次使用稍加修改的同类信件或市场宣传材料。

  5、以人替时法:能让别人代劳的事情,自己就不要做,学会运用别人的时间。因为每个人的精力都是有限的,所谓有所谓有所不为,把自己的精力和时间用在最能体现自己价值的方面。

  6、缩短电话和会议时间。绝大多数顾问都喜欢在电话上聊天,也许这就是很多人选择这个工作的原因。不过要知道质量才是销售的最重要因素,许多电话和会议也许只需要5分钟的时间就能达到50分钟的效果。

  7、以钱购时法:交通方面,能坐飞机,就不要坐火车;如果能打车,就不要等公交;乘坐最快的、最有助于休息、学习的交通工具;学习方面,采用最有效率的学习方法,能面授听课就不看视频;能看视频的,就不买图书。

  8、电话语言简明扼要。毫无疑问,日常的联络电话对于以人为本的服务行业来说是至关重要的。但是你要明白在竞争压力与日俱增的情况下,这些电话并不比具体的服务更重要,所以你打电话时要尽量简明扼要地说明问题。【转载务必注明:牛津管理评论-oxford.icxo.com】

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