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业务表单镶嵌在流程图中
2013-11-26 13:29 来源:牛津管理评论 作者:张国祥
 摘要:为什么流程图要增加授权岗位,我在同名文章中作过回答,今天不再重复。但我要强调一句:部门是绝对不能作授权岗位的,岗位必须具体明确。我今天回答你的第二个问题:如何处理业务表单。

【牛津管理评论-讯】丽丽:你好!

  为什么流程图要增加授权岗位,我在同名文章中作过回答,今天不再重复。但我要强调一句:部门是绝对不能作授权岗位的,岗位必须具体明确。我今天回答你的第二个问题:如何处理业务表单。

  流程承载的是信息流、人员流、物资流和资金流即四流运动,这四流混合运动居多,不排除只有其中三流或二流运动。人是流程运行的主体,人员流是必不可少的,其他三流或二或一,视具体流程而定。业务表单就体现在其他三流之中。因为信息传递、物资传递、资金传递都有可能靠表单传递,当这些活动靠表单传递时流程图就必须体现出来。

  我的书所附流程图不多,但其中多数都涉及到表单了。如“汽车配件调拨流程图”中有二个活动“填单申请”和“凭单领取”,这其中的“单”就是业务表单。像“营销生产订单确认流程图”、“采购结算流程图”、“固定资产申请审批流程图”中的表单就更多了。可以这么说,在我的流程图中涉及到“按单”“填单”“凭单”“对单”字样的活动都是“业务表单”的运用和流转。因为我们还有与流程图对应的“流程说明文件”。凡是有业务表单的流程图,其说明文件都会一一列举在后。

  如何撰写流程说明文件,你也可以参考我的同名文章。

  谢谢你的来信。因为你提出的问题有一定的普遍意义。故我会直接发布上网,供大家借鉴。也欢迎你和网友们批评补充。

  张国祥

  2013年6月9日

  附网友来信:

  尊敬的张老师,您好

  我叫丽丽,是四川一家股份有限公司的信息化工程师。正是由于公司的流程管理理念,我们提出了“基于业务流程的信息化规划蓝图”。虽然公司在强调流程管理,但我们对流程管理的认识是很少的,也不曾请教咨询公司。

  而我由于是刚毕业,学习劲头比较大,也就身兼了“流程管理”方面的事情。最初,我给公司培训过“流程与信息化”的关系。可随着工作内容的深入,自己对流程管理越发迷惑了,甚至要给“流程管理”做了“形象通俗”的解释,都是那么的费劲。也买了些流程管理的书,读了之后,稍有收获,但总觉还不够到位。一个偶然的机会,读到了您的博客和书籍。

  那个“珍珠项链的例子”深刻的回应了“流程管理是什么”的问题,那“一粒粒的珍珠”,“项链的市场价值”、“项链的艺术品”,描述了流程管理的本质。

  可见老师您的功力确实不一般,很是厉害。

  那个“流程目标”的确定,让我才真正懂得流程优化的标准在哪里,使我彻底摒弃了“开始”和“结束”的教课式流程图。

  张老师,我这里有两个疑惑,还望您能执教一二:

  1、 授权岗位:我们的“新产品研发业务”部门级流程,参与部门有市场部、方案研究部、研发中心及测试验证中心,如果我们把“方案研究部”作为授权部门,不知是否合适?

  2、 业务表单:我们做流程梳理会考虑“活动”、“部门/岗位”及“业务表单”,可我看老师给的流程图中,不曾有“业务表单”这个元素,不知这是为什么呢?

  张老师,真心希望,您能在帮忙之中给予回复。

  祝身体健康,工作顺利,平安万福

  学生:丽丽【转载务必注明:牛津管理评论-oxford.icxo.com】

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