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秘书如何成为领导贴心人?
2014-03-18 16:31 来源:牛津管理评论 作者:谭小芳
 摘要:辅助领导决策,当好高参,成为领导贴心人是秘书第一要素!现实工作需要秘书既成为领导的好帮手,又要为领导出谋划策;既要懂得维系人际关系,又要善于解决各种复杂的人际矛盾;既是办事的顶尖高手,能将各种棘手的事情处理得圆满

 【牛津管理评论-讯】辅助领导决策,当好高参,成为领导贴心人是秘书第一要素!现实工作需要秘书既成为领导的好帮手,又要为领导出谋划策;既要懂得维系人际关系,又要善于解决各种复杂的人际矛盾;既是办事的顶尖高手,能将各种棘手的事情处理得圆满,又能在不越权的情况下把握好办事的分寸;既能掌握精湛的办公技能,又具有扎实的文字功底,拥有生花妙笔……对秘书来说,把自己的工作当做一项事业来做,满怀工作热情,通过自己的工作让领导把事业做得更好,同时在工作中不断完善提高自己,就会有无穷的进步空间。浪琴表中国区副总裁麦姬丽,既非名校毕业,也没有学过流行的MBA,她的第一份工作就是秘书

在很多人眼里,秘书就是文书,只要接接电话,整理资料,做好这些不需要太多创造性的工作就能过关。但是,麦姬丽却不这么认为,她说:“作为一名秘书,我给自己的任务是,帮助领导把事业做得更好,帮助整个团体顺利工作。做秘书这一项,你可以在不同的行业里工作,这样可以让你学到许多东西。当你对不同的行业有了了解,自己也尝试过和各类行业的人打交道,你才有可能发现哪个工作才是你真正合适做的。找准自己最适合的事业,你就有动力去进步。”

有了干事业的心态,麦姬丽的发展空间一下子变大了。她发现,与其他同事相比,自己有更多机会接近领导,也多了锻炼才干、展示才华的机会。做第一份秘书工作时,麦姬丽和领导合作得非常好,结果后来当领导有机会去“浪琴”发展时,也把她带到了这家大企业。

如何做一个好秘书,这里面的学问可谓博人精深,除了拥有足够的“硬件没施”以外,还应具备良好的沟通能力、组织能力、协调整能力、判断能力、预见能力、决策能力以及随机应变能力……这些多年的学习和磨烁,需要用心去想、去琢摩、去体会。

在一个商会组织中,商会领导层的各项决议能否正确贯彻落实,一个会能否在会长办公会议集体领导下正常运转,很大程度上取决于主持秘书处日常工作的秘书长。秘书长主持秘书处的日常工作;秘书处根据会长办公会议的精神,在秘书领导下履行各项职责,完成各项任务。

秘书长地位特殊,角色重要,既当配角,又当主角,不光参与,更当参谋,正确处理好与会长、会员关系,做到主动参谋,决不越权,要将商会领导的作用与商会组织整体作用有机结合起来。秘书长既要辅助会长贯彻落实商会领导班子决定的各项工作,又要主持、领导秘书处的运作,沟通协调会内会外方方面面的关系,努力使自己对上级精神先学一步,贯彻落实先想一步,实施方案先谋一步。

异地商会的秘书长有一定的特殊性,他面对的工作群体是在异地发展的闽商,工作中难免会有各种各样的矛盾、困难,这就需要每位秘书长一定要热心商会工作,具有甘于奉献的精神,这既是秘书长素质的具体体现,更是家乡父老乡亲对秘书长的殷切希望,秘书长一定要不负重托,为闽商的发展做出自己应有的贡献。

一些工作搞得好的异地商会,其中一条重要的经验是团结协作好,包括秘书长与上下左右各方面的团结。秘书长要带头处理好与会长和理事会的关系,既不超越会长和理事会的决定和授权范围,又善于在会长和理事会的领导下主动开展工作,认真承担起商会日常事务工作的组织领导责任。谭小芳老师总结了一下五点;一、不断学习,才能适应形势发展的需要。秘书工作者的学习能力主要有以下三方面要素构成:一是学的能力,主要是通过观察、发现问题并解决问题、对话以及行动等方式,攫取信息,从而建构或重构知识的过程。二是“习”的能力,主要是根据习得的知识,主动行动、反复练习,应用知识,从而提高行动能力的过程。三是其他构成要素:包括学习的动机、态度、方法;特定学习环境;环境中的信息与知识等。

二,更好的创新能力,是秘书工作者根据一定的目的,运用已有的知识,通过思维活动,产生新认识,创造新事物的能力。当前,新世纪新阶段新任务给各级秘书工作者提出了新要求,秘书必须不断创新工作方法与工作思路,才能更好地发挥作用。秘书工作者的创新能力主要有以下四个方面要素构成:一是洞察能力。

透过事物表面观察事物本质的能力。二是想像能力。指在过去经验和知识的基础上通过思维产生新的形象或新的设想的能力。三是创新胆识。要敢创敢闯,又善于总结经验。四是超前意识和务实态度。即具有把前瞻性与现实性、必要性与可能性有机结合起来的能力。

三,较强的沟通能力,是通过一定的渠道,将信息发送给接受者,并寻求反馈以达到相互理解的能力。秘书工作本身就是桥梁和纽带,起到联系领导和基层工作的重要作用。秘书工作者要善于和领导沟通,领会领导的意图,又要善于和基层的干部群众沟通,准确传达党和政府的政策、措施以及领导的意见,及时将基层的信息传达到上级和领导那里,进行有效地沟通。

秘书工作者的沟通能力主要有以下三个要素构成:一是信息表达能力。能过会话、文字等方式向信息接受者表达的能力。二是理解他人的能力。在沟通过程中,认同、理解他人的一种能力。三是交往能力。善于营造良好的氛围,掌握交往所需的规范的语文行为和仪表举止,形成与他人和谐、平等、互助关系的能力。

四,超强的决断能力,是指按照最优化的要求,从若干准备实施的方案中选择行动对策,能过实施以达到一定目标的能力。从一定程度上讲,领导就是决策。秘书在其工作中,为领导决策提供服务,本身也涉及大量的决策问题。因此,秘书工作者必须不断提高自身的决策水平与决断能力。秘书工作者的决断能力主要有以下四个方面要素构成:一是价值分析能力。

明确价值主体、辨析价值取向、界定体现价值取向的导向标准的能力。二是态势诊断能力。指对决策对象现实状况评估的一种能力。三是科学预测能力。是以现实为中介、以过往发展轨迹为基础、对未来发展的可能走势与发展程度进行判断的能力。四是制定对策能力。是应具备的目标选择、对策分析、战略选择方面的能力。

五应对突发事件的能力,是预防和有效处理突发事件的能力。突发事件对各级政府和各级领导都是有害的冲击,秘书应该成为这种冲击的有效的缓冲,通过自己卓有成效的工作化解、缓解危机,给领导提供有效的参考意见。

秘书工作者应对突发事件的能力主要有以下三个方面要素构成:一是有效掌握有关信息,及时捕捉带有倾向性、潜在性问题,制定可行预案,争取把问题解决在萌芽状态的能力。二是面对突发事件时,保持头脑清醒、对事件进行科学分析、敏锐把握事件潜在影响,密切掌握事态发展情况的能力。三是应对突发事件中的准确判断、果断行动能力和及时整合各种资源、有序应对突发事件的能力。【转载务必注明:牛津管理评论-oxford.icxo.com】 

关键词:秘书   领导         

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