在网络上看到一篇文章,谈到阿里巴巴供应晚餐的制度。阿里巴巴为了晚上加班的人供应了晚餐,而为了避免没有加班的人也来蹭饭吃,所以订了一个制度,吃饭的人必须给主管签名,证实是为了加班,才能去吃饭,这样的制度避免了不加班的人也去吃饭。
制度实施了一段时间后,阿里巴巴觉得这的成本很高,要动员所有主管去审核,所以就改变做法,取消了审核制,让加班吃饭的人不须事前申请,而告诉了所有人:晚餐是为了加班的人而做,请没有加班的人不要去吃,但是如果你回家不想做晚餐,在办公室吃晚餐也无妨。
经过这样更改,那一年阿里巴巴的晚餐总支出人民币1600万元,只比前一年多了人民币100万元而已,这结果证实了不审核的制度十分有效,即节省了审核的管理成本,也没有增加太多支出。
文章的结论是:所有的管理制度都有成本,要制定任何的制度,都要考虑成本,许多管理制度,表面上看起来有效益,但是实际计算相关的管理成本,可能是没有效益的。
所有的管理制度,最理想的是老子的无为而治,如果所有的工作者都能自动自发,那就完全不需要管理,每个人都会自己努力把事做好,得到最高的效率。但这境界不易达成,大多数人都有缺点,可能会犯错,可能好逸恶劳,所以必须要有人管理,所以管理是必要之恶,组织才能运作。
管理之所以是必要之恶,原因就在于管理有成本,也有副作用。
任何的管理制度,都不会直接产生工作效率,所以管理是多余的步骤,管理是要确保工作有效运作,也避免产生额外成本,以吃晚餐事先审核制为例,事先申请是多余的步骤,与吃晚餐无关,所以是可以省略的步骤。而工作者事先申请,主管审核,这都是额外投入的人力与成本,所有的管理制度产生成本,如果成本太高,这样的管理制度就应考虑取消。
而管理制度也可能产生副作用;我曾经有这样的经验,当时我们公司是自由上班制,所有人都不需要打卡,因为我们假设每一个人都会努力上班,我们相信大家都是好人。
可是后来有主管反映,有同事常迟到、早退,屡劝不改,所以建议公司改打卡制,结果引起所有同事的极大反弹,大家认为不应为了少数违反规定的人而让所有人被处罚,要求所有人一起打卡,是对所有人的不信任,这是万万不可行的事。
这就是打卡制度的副作用,所有的工作者觉得不被信任。
大多数的管理制度都有稽核的成分,要避免不好的事情发生,但是如果因少数人犯错,而导致所有的人都要被管理,这是组织的大忌,也是管理制度不应该发生的事。